Nhiều doanh nghiệp bỏ tiền tổ chức khóa học xong là coi như đã hoàn thành việc. Hai tuần sau, không ai còn nhớ học viên đã tiếp thu được gì, và công việc vẫn chạy y như trước. Chúng tôi gặp tình huống này khá thường xuyên khi làm việc với các đơn vị vừa và nhỏ. Vì vậy, bài viết này tổng hợp top 5 sai lầm thường gặp về đào tạo nội bộ doanh nghiệp, kèm dấu hiệu để bạn tự kiểm tra và hướng xử lý cụ thể.
Vì sao đào tạo nội bộ thường thất bại?
Đào tạo nội bộ là việc doanh nghiệp tự tổ chức để nâng cấp kỹ năng cho nhân viên, thay vì cử người đi học bên ngoài. Nghe thì đơn giản. Thế nhưng không ít khóa học tốn kém vẫn không thay đổi được cách làm việc hằng ngày.
Lý do hiếm khi nằm ở nội dung giảng dạy. Phần lớn đến từ cách doanh nghiệp chuẩn bị và theo dõi. Một khóa học hay vẫn có thể thất bại nếu không ai xác định rõ nó phục vụ việc gì.
Chúng tôi chọn năm sai lầm này dựa trên ba tiêu chí. Thứ nhất, chúng xuất hiện nhiều ở doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thứ hai, mỗi lỗi đều có dấu hiệu nhận biết khá rõ. Thứ ba, bạn có thể kiểm chứng ngay trong công ty mình mà không cần công cụ phức tạp. Bài này dành cho nhân sự phụ trách đào tạo, chủ doanh nghiệp hay trưởng bộ phận đang thiết kế chương trình.
Sai lầm 1: Đào tạo không gắn với mục tiêu kinh doanh
Đây là lỗi phổ biến nhất. Khóa học thường được chọn vì nghe hấp dẫn, vì đối tác giới thiệu, hoặc vì tiêu đề chương trình trông rất ấn tượng. Điều bị bỏ qua là công ty thực sự đang cần gì.
Kết quả là học viên ngồi trong lớp gật gù ghi chép, nhưng về chỗ làm vẫn theo thói quen cũ. Quản lý cũng khó nói rõ sau khóa học điều gì sẽ thay đổi.
Cách sửa khá đơn giản. Trước mỗi khóa, hãy đặt một đến hai chỉ số hành vi hoặc kết quả rõ ràng. Ví dụ, thời gian xử lý khiếu nại trung bình cần giảm xuống bao nhiêu. Bạn cũng nên hiểu rằng không phải kỹ năng nào cũng cho thấy kết quả ngay. Với kỹ năng mềm, thường cần một khoảng thời gian quan sát mới thấy rõ sự khác biệt.
Chọn khóa theo xu hướng hay theo việc thật đang thiếu?
Chúng tôi từng làm việc với một công ty mua khóa quản trị chiến lược cho nhân viên tuyến đầu. Trong khi đó, chính nhóm này lại yếu nhất ở khâu xử lý phản hồi của khách. Lý do khá đời thường: khóa chiến lược nghe hay hơn nhiều. Nhưng nhân viên tuyến đầu gần như không dùng được gì từ buổi học đó.
Chúng tôi thường khuyên bạn làm một khảo sát ngắn, khoảng năm đến bảy câu, hỏi trực tiếp các quản lý xem nhóm họ đang vướng ở đâu. Kết quả phụ thuộc khá nhiều vào cách đặt câu hỏi. Hỏi kiểu “nhóm bạn cần học gì?” thường nhận về câu trả lời chung chung. Hỏi cụ thể hơn, chẳng hạn “tuần qua có tình huống nào khiến nhóm phải làm lại công việc không?”, sẽ cho bạn thông tin hữu ích hơn nhiều.
Sau khi có kết quả, hãy đối chiếu lại với vài nhân viên thực tế trước khi chốt chương trình.
Giao đào tạo cho người không có thời gian
Một kiểu sai lầm khác là chỉ định người giỏi chuyên môn làm giảng viên nội bộ. Ví dụ, một kế toán rất giỏi được giao dạy đồng nghiệp, nhưng chị vẫn phải ôm đống sổ sách của mình. Buổi dạy liên tục bị hoãn, và sau vài tuần lớp học gần như tự tan rã.
Người giỏi chuyên môn không tự động giỏi truyền đạt. Đây là điều nhiều doanh nghiệp quên mất. Muốn một người làm tốt vai trò giảng viên, họ cần được hướng dẫn cách chuẩn bị bài, cách đặt câu hỏi và cách kiểm tra hiểu bài.
Cách này vẫn có giá trị khi công ty có chuyên gia đầu ngành muốn chia sẻ kinh nghiệm. Tuy vậy, trước khi giao việc, hãy dành thời gian hướng dẫn họ cách dạy và tính rõ quỹ thời gian thật họ có. Bỏ qua bước này, lớp học nội bộ thường chết yểu sau vài buổi.
Học xong rồi thôi: thiếu cơ chế theo dõi
Học viên làm bài kiểm tra cuối khóa đạt điểm cao, nhưng một hai tháng sau không ai hỏi lại họ đã áp dụng được gì. Kiến thức cứ thế rơi rụng dần, giống như đọc xong một cuốn sách rồi xếp lên kệ.
Chúng tôi hay đề xuất lên lịch kiểm tra sau 30 và 60 ngày, kèm một nhiệm vụ thực hành ngay tại chỗ làm. Ví dụ, sau khóa giao tiếp với khách, mỗi học viên cần ghi lại hai cuộc trao đổi thực tế và nêu điều đã áp dụng. Việc này nghe nhỏ, nhưng tạo ra thói quen nhìn lại công việc.
Hạn chế của cách này là tốn thời gian của quản lý. Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu với một bộ phận thí điểm thay vì áp dụng cho cả công ty ngay từ đầu.
Đo bằng số người tham gia, không đo mức thay đổi
Số giờ học, số lượt tham dự và điểm hài lòng sau khóa là những con số dễ lấy nhất. Vì thế nhiều nơi dùng chúng làm thước đo chính. Vấn đề là các con số này chỉ cho biết khóa học diễn ra thế nào, chứ không cho biết nhân viên có thực sự khác đi hay không.
| Chỉ số | Dễ đo | Phản ánh hiệu quả thật |
|---|---|---|
| Số giờ học | Có | Thấp |
| Điểm hài lòng sau khóa | Có | Trung bình |
| Tỷ lệ áp dụng sau 60 ngày, đo bằng quan sát trực tiếp | Khó hơn, cần công sức | Cao |
Bảng trên chỉ mang tính gợi ý. Mỗi doanh nghiệp cần tự kiểm chứng ngưỡng phù hợp với mình, đừng lấy một mức chuẩn chung rồi áp thẳng vào.
Nếu bạn đang cân nhắc công cụ hỗ trợ việc theo dõi và lưu trữ tiến độ học tập, có thể tham khảo các phần mềm đào tạo nội bộ được đánh giá chi tiết để so sánh tính năng trước khi quyết định.
Lộ trình tránh năm sai lầm trong doanh nghiệp Việt Nam
Quy trình không cần phức tạp. Bạn có thể bắt đầu bằng một khảo sát nhu cầu nhỏ và chọn một bộ phận thí điểm. Trước khi học, hãy đặt hai chỉ số hành vi rõ ràng, rồi theo dõi lại sau 30 và 60 ngày.
Tiếp theo, nên gắn việc học với công việc hằng ngày. Một kỹ năng được áp dụng ngay trong ca làm sẽ bền hơn nhiều so với kiến thức học xong rồi để đó. Đây cũng là lý do chúng tôi luôn khuyên nên gắn nhiệm vụ thực hành vào từng khóa.
Nếu chưa có người đủ năng lực thiết kế chương trình, bạn có thể tham khảo đơn vị tư vấn đào tạo doanh nghiệp để có khung quy trình bài bản hơn trước khi tự triển khai. Ngoài ra, việc hiểu cách doanh nghiệp đang ứng dụng công nghệ trong vận hành cũng giúp bạn thiết kế nội dung đào tạo sát thực tế hơn, bạn có thể đọc thêm về cách doanh nghiệp ứng dụng AI trong công việc.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp dưới 50 nhân viên có cần hệ thống đào tạo nội bộ không?
Không nhất thiết phải xây dựng một hệ thống lớn. Một quy trình đơn giản gồm khảo sát nhu cầu, một khóa thí điểm và kiểm tra sau 30 ngày là đủ để tránh lãng phí ngân sách. Quy mô nhỏ lại càng dễ triển khai, vì ít người hơn đồng nghĩa với việc theo dõi sát hơn.
Làm sao biết khóa đào tạo nội bộ có hiệu quả?
Hãy nhìn vào thay đổi hành vi thay vì chỉ nhìn điểm số. Nếu sau 60 ngày nhân viên áp dụng được điều đã học và chỉ số công việc liên quan cải thiện, khóa học đang phát huy tác dụng. Ngược lại, điểm kiểm tra cao mà công việc không đổi thì nên xem lại nội dung.
Nên bắt đầu đào tạo nội bộ từ kỹ năng nào trước?
Thông thường nên chọn kỹ năng đang gây thiệt hại thật cho công ty, chẳng hạn xử lý khiếu nại khách hàng hoặc sử dụng thành thạo phần mềm nội bộ. Những kỹ năng gắn trực tiếp với việc hằng ngày cho thấy kết quả rõ nhất, và giúp nhân viên thấy việc học có ích ngay lập tức.
Có nên để nhân viên tự chọn khóa học không?
Hoàn toàn có thể, nhưng nên giới hạn trong danh mục do công ty duyệt trước. Nếu để tự chọn hoàn toàn, nhân viên dễ đăng ký những khóa không liên quan đến công việc, khiến ngân sách bị phân tán và hiệu quả chung giảm sút.
Chi phí đào tạo nội bộ thường được tính như thế nào?
Ngoài tiền giảng viên và tài liệu, bạn cần tính thêm thời gian nhân viên rời công việc để học và thời gian quản lý dành cho việc theo dõi. Khoản thời gian này hay bị bỏ quên trong dự toán, nhưng thường lại là phần chi phí lớn nhất của cả chương trình.
